Kanban to jedno z najpraktyczniejszych narzędzi Lean, szczególnie w logistyce i produkcji, gdzie liczy się ciągłość przepływu. Pozwala szybko zobaczyć, gdzie praca stoi, gdzie zbyt mocno „pompowany” jest magazyn, a gdzie zespół jest przeciążony.

🔍 Istota Kanban: system ciągnięcia

W tradycyjnych organizacjach działamy według zasady „produkuj, ile się da”, co generuje nadprodukcję, wysokie zapasy i chaos. Kanban odwraca logikę: produkujemy lub kompletujemy dopiero wtedy, gdy pojawi się sygnał zapotrzebowania.

Sygnałem tym może być:

• fizyczna karta Kanban,
• pusty pojemnik,
• miejsce na regale,
• elektroniczny sygnał w systemie (np. „min/max” w WMS lub ERP),
• zadanie na tablicy cyfrowej.

🏭 Przykład z produkcji: karty Kanban dla komponentów

W firmie produkującej elementy do układów hamulcowych na każdej linii zużywano dziennie dziesiątki różnych komponentów. Przed Kanbanem:

• magazyn produkcyjny był stale przepełniony,
• operatorzy narzekali na braki konkretnych części,
• planista gubił się w zleceniach uzupełniania.

Po wdrożeniu Kanban:

1. Zdefiniowano poziom zapasu docelowego i liczbę pojemników dla każdego komponentu.
2. Każdy pojemnik otrzymał kartę Kanban z podstawowym opisem (kod, ilość, lokalizacja).
3. Pusty pojemnik + karta = zamówienie uzupełnienia z poprzedniego procesu lub magazynu.
4. Zdefiniowano prostą zasadę: „pojemnik bez karty nie istnieje w systemie”.

Rezultaty po kilku miesiącach:

• redukcja zapasów komponentów o ~30–40%,
• znacznie mniej sytuacji „brakowało jednego detalu do ukończenia partii”,
• czytelna odpowiedzialność między produkcją a magazynem.

📦 Przykład z logistyki: Kanban w magazynie

W magazynie dystrybucyjnym wdrożono Kanban na:

• strefie pakowania (kartony, folie, taśmy),
• wewnętrznych środkach transportu (palety, wózki, przekładki).

W praktyce wyglądało to tak:

• dolny karton z wieży kartonów zawierał czerwoną kartę Kanban,
• gdy pracownik docierał do tej warstwy, odkładał kartę do specjalnej kieszeni,
• magazynier odpowiedzialny za materiały pomocnicze raz na godzinę zbierał karty i uzupełniał.

Dzięki temu:

• uniknięto „niespodziewanego” braku kartonów w środku zmiany,
• zapanowano nad ilością materiałów na stanowiskach (koniec z „górą kartonów na wszelki wypadek”).

🧑‍💻 Kanban w biurze: planowanie, zakupy, projekty

Kanban świetnie sprawdza się także poza halą:

• w dziale zakupów – zadania: zapytania ofertowe, umowy, reklamacje,
• w dziale planowania – zlecenia produkcyjne na etapie: projekt / w trakcie / wydane / zamknięte,
• w zarządzaniu projektami – wdrożenia WMS, layout magazynu, zmiany procesów.

Tablica Kanban (np. w Trello, Jirze, Miro) pomaga zobaczyć:

• gdzie jest za dużo pracy w toku (WIP),
• które zadania stoją w miejscu,
• kto jest przeciążony.

🎓 Wskazówki trenerskie – jak mądrze wystartować z Kanbanem

1. Zacznij od wizualizacji pracy, zanim dotkniesz zapasów – prosta tablica z kolumnami:
   • Do zrobienia,
   • W trakcie,
   • Zakończone.
2. Wprowadź limity WIP – np. maks. 3 zadania „w trakcie” na osobę. To wymusza kończenie zadań, a nie ciągłe zaczynanie nowych.
3. Jasno zdefiniuj zasady przesuwania kart:
   • kto może to robić,
   • kiedy zadanie uznajemy za zakończone,
   • jak raportujemy blokady.
4. Po 2–4 tygodniach zrób krótką retrospekcję: co pomaga, co przeszkadza, co zmienić.
5. Jeśli wdrażasz Kanban na magazynie/produkcji – policz efekt: zmiana poziomu zapasu, liczby braków, czasu reakcji na zapotrzebowanie.

Kanban to nie jest „ładna tablica z karteczkami”. To sposób myślenia o pracy jako ciągłym przepływie, który można mierzyć, równoważyć i usprawniać.